汇信外贸管理软件最新动态外贸制单的基本要求是什么?_erp管理软件是什么
本文摘要: 汇信外贸管理软件最新动态外贸制单的基本要求是什么?_erp管理软件是什么,制单是进出口人按信用证、合同和其他有关要求,并根据货物的实际交易数量及运输情况,缮制各种单据的工作过程。一、单证一致单证一致,即要求信用证的条款必须在单据上体现,信用证的要求必须在单据上已经照办。(一)开证行开证后信用证条款没有修改,则应按信用证条款制单。其内容包括:(1)同一商品品名,不同信用证会

制单是进出口人按信用证、合同和其他有关要求,并根据货物的实际交易数量及运输情况,缮制各种单据的工作过程。
  一 、单证一致
  单证一致,即要求信用证的条款必须在单据上体现,信用证的要求必须在单据上已经照办。
  (一)开证行开证后信用证条款没有修改,则应按信用证条款制单。其内容包括:
  ( 1) 同一商品品名,不同信用证会有不同的翻译方法,制单时须按信用证的规定填写。
  对信用证规定的商品品名制单时应全文照写,不应随意增加或删减字符(尤其是在制发票时,名称应严格相符)。
  在包装规格上,不可随意折算改称。
  卖方出具的各种单据的名称、份数、出证、特殊语句等均应与信用证一致。
  (二)开证行开证后,若对信用证主要条款做了多次修改,须将原证规定与后来的修改作为制单的依据,特别是对在原证描写基础上补充修改的情形,应仔细分辨有关条款的完整规定。
  (三) 制单时应注意来证中对单据与货物有无特殊的规定。
  二 、单单一致
  单单一致,即各种单据之间必须相互一致,不能彼此矛盾。
  (一) 各种单据签发日期应保持合理, 符合逻辑性及国际惯例。
  1.汇票是根据发票开立的,所以汇票日期应等于或晚于发票日期,且不能先于提单日期,以符合先发货后收款的一般交易原则。
  2.商业发票的日期一般可早于、等于或晚于提单日期,但必须在交单日期内。海关发票的签发日期不应迟于提单日期;形式发票日期应先于装运日期;领事发票的日期不得迟于汇票和提单日期,以满足其提出办理进口手续或出口报价的需要。
  3.提单日期不得迟于信用证装运期,也不得早于规定的最早装运期。
  4.保险单日期一般应早于或等于提单日期。
  5.装箱单、重量单日期应等于或略迟于发票日期,但不得早于发票日期。
  6.一般产地证日期不应迟于提单日期,普惠制产地证书号码和日期须按正式商业发票填写,签证当局签署日期和出口商签署日期不得早于发票日期。
  7.为确定货物经检验合格后才装船,商检证书日期不应晚于提单日期,但也不能过分早于提单。
  8.出口许可证日期应早于或等于提单日期。
  9.受益人证明或声明往往在装船后出具。因此,其日期应等于或晚于提单日期。
  10.船公司证明证实船籍、船龄、航程的日期应早于或等于提单日期;运费收据日期也应早于或等于提单日期。
  (二)出口单据的缮制一般以发票为基础展开。海关发票、产地证、投保单及相关需要的托运单、报关单等单证一般是按发票内容缮制的。各单据的填制内容除提单用概括性的商品统称外,须在措词和用语方面保持一致。
  三、单货一致
  单货一致,即指单据上记载的内容应与实际货物内容一致。虽然信用证业务是单据业务,银行仅凭单据付款,而不管货物的实际交付情况,但信用证是依据买卖合同开立的,单货不一致,则极易造成所交货物与合同不相符合,从而导致违约情况的发生。另一方面,单货不一致也会在报关、检验时遇到麻烦。
  四、及时缮制单据
  制单工作具有很强的时间性。及时性包含两方面含义:
  (一)各种单据的出单日期应及时、合理。每一种单据都有一个适当、合理的签发日期。例如,海运提单的签发日期通常就是装运日期,这个日期不能迟于信用证规定的装运期。而按国际惯例,保险单、检验检疫证书的签发日期则不能晚于提单签发日期。采用FOBCFR贸易术语成交,应在装船时或装船完毕后立即发送装运通知。
  ()全套单据的交单日期应及时。在信用证支付方式下,一般都规定有装运后限制交单议付日期。若未规定,按《UCP500》的规定,最多不得迟于装运后21天交单。
  五、出口单据工作程序
  (一)核算。在制单前,须将单证中很多需要计算的数据,如货物的尺码、毛重、净重、发票的单价、总价、中间商的佣金等等,逐项认真加以核算。
  (二)备单。根据信用证要求把本批出口货物所需要各种空白单据,按需要的份数逐一配妥备用,既可以防止某一单据的漏制,又能提高制单工作效率。
  (三)制单。完成了上述工作以后,即可以着手制单。制单一般可先从发票和装箱单开始,因为发票记载的内容比较全面,它是一切单证的中心。发票制妥后,就可以参照发票的内容缮制其他单证。
  (四)审单。单据制妥后,要求制单人员自审一遍,如有差错立即更正,以保证迅速有效地向银行交单。
  六、单据的自审
  (一)审单的目的。确保安全、及时收汇
  (二)审单的依据。在信用证方式下,依据是信用证条款。在托收方式下,依据是买卖合同。
  (三)审单的要求。审单不是简单的文字核对,要从安全收汇和整个合同的全面履行出发,即要考虑单证本身的正确性,又要涉及单证更改过程中涉及到的一系列具体问题。审单的基本要求为:
  (1)单据齐全。
  (2)各种单据份数符合合同和信用证要求,内容和签章完整。
  (3)各种单据的名称和内容与信用证相符。
  (4)各种单据之间内容相互一致。
  (5)各种单证的签发日期没有矛盾。
  (四) 审单的方法。
  外贸单位制单后,向银行交单前,为保证一次成功议付,应先行审单。审单时应将审单记录表、全套单据、信用证从右向左放置在案桌上,中间的单据按汇票、商业发票、保险单、提单从上至下依次排好。
  为取得事半功倍的效果,审单时常采用纵横审计法:即先将信用证(包括修改条款)从头到尾阅读一遍,每涉及一种单据,立即与那一种单据核对,以达到单证一致(横审)。审完的单据反转放置在桌子中间未审单据前面,待全套单据审完,未被审完的单据即为多余的单据予以剔除。横审完毕后,再以发票为中心,与其他单据挨个核对,特别注意各单据签发日期的合理性及共有项目的一致性,确保单单一致(纵审)。审核过程中,每发现一个不符点,应立即记录在审单记录表上,并在记录文字后面写上等字。待改妥单据后,在这些字上画圈表示不再有此不符点。当全部字画圈后,单据全部改妥相符,就可以交单议付了。

  制单过程中需要注意的事项:
  举个例子,如下:

  .场地号若为宁波海关报关寻宁波海关在输单结束后保存单子后会产生宁波关区的报关单号码014,若为北海关报关报就寻北海关(默认值),保存单子后会产生北关区的报关单号码044.
  2.申报编号在输单的时候是不用输入的,报关号会在保存后产生,只有在修改或调用以前的单子时才输入号码,回车后会跳出该单的信息。

  3.备案号是输手册号码或免表号码的,输入后会跳出手册信息。
  4.出口口岸不论是哪里报关,只要是从北口岸出口的就输3104)。
  5.合同号出口通常不用输入合同号,只有当输入手册等单子时,计算机自动跳出的合同号可以不加修改,让其保留。
  6.出口日期不用输入。
  7.申报日期不用输入,计算机会自动产生。
  8.经营单位输入出口单位的10位数编码,若10位数编码没有,也可以输入中文,但要绝对准确,不然在其后的方框内不能跳出10位数编码。
  9.提运单号输入提单号码,要仔细,因为计算机是不会校对提单号的,字母数字又长,报关员校对时也较难对出。
  10.发货单位通常和经营单位一样,可以跳过(因为在输10位数编码的时候,它会一同跳出),当货主有明确指明时输货主指定的单位名称。
  11.货源地会根据发货单位的10位数编码自动跳,如果是在浙江省内的,可以不改,如果是在浙江省外的,输浙江其他(33909),或者货主有明确指明的按货主要求输。
  12.运输工具输江海运输(2
  13.船名航次输三联单上的船名,通常没有空格,/用来区分船名和航次,航次通常没有V.这个在货主制作的报关单上出现时,通常表示航次(Vessle)的缩写。输完后回车,不要多按,只按一下,看计算机是否会跳过。若跳过了,说明输入的信息没问题,若计算机提示船名航次错,要仔细检查是否输错,如果确实按三联单上的一样但还跳不过,也是有可能的(计算机内还没有该船的信息),在拉出后的报关单上注一笔以提示报关员。
  14.申报单位输我司代码。
  15.贸易方式一般贸易(110),其他的贸易方式通常是按手册等计算机会自动跳出,不用修改,跳过就行了。
  16.指运港输目的港,如果目的港跳不出(说明不是法定港口),输入该港口所在的代码。不确定是否为法定港口或时可以在输单网站首页上查询。

 

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